Авторский надзор связан с реализацией проектных решений на стройке. Когда представитель проектировщика осматривает выполненный этап или рассматривает отступление от проекта, важны дата, место, суть наблюдения и последующее решение. Журнал дает последовательную запись таких посещений и указаний. Он не предназначен для замены проектных изменений: если вопрос требует корректировки документации, ее оформляют по принятому порядку, а запись в журнале помогает связать событие с дальнейшими действиями.
Для конкретной записи лучше назвать конструкцию, ось, помещение или другой ориентир, понятный всем участникам. Формула «проверено, замечаний нет» без предмета осмотра мало помогает при последующей сверке. Если замечание есть, фиксируют его содержание и ответственного за дальнейшие действия в тех графах, которые предусмотрены формой. На повторном посещении проверяют результат и связывают его с предыдущей записью, чтобы вопрос не остался открытым.
До начала надзора заполняют исходные сведения по объекту и проектной организации, назначают людей, которые будут вести и хранить журнал. Не стоит переносить в него чужие записи из общего журнала работ: у авторского надзора собственный предмет наблюдения. Технический надзор контролирует выполнение работ в пределах своих функций, авторский — реализацию решений проекта. Когда обе стороны обращают внимание на один узел, их документы должны описывать согласуемые факты, но не подменять друг друга.